Bogføring og kontoplan

Kontoplan

Her tilknyttes dine egne finanskonti til de enkelte lønarter.

Kontoplanfelt

Kontoplanfeltet viser de kolonner, du har mulighed for at udvælge til dit bogføringsbilag.

Felterne Aflønning, Stillingskategori, Løngruppe, Afdeling, Udbetalingssted, Valgfri1, Valgfri2, Valgfri3, Valgfri4, Valgfri5, Valgfri6 og medarbejdernummer kan anvendes i bogføringen.

Alle felterne kan indlæses decentralt.

Under menupunkterne Opsætning → Kontoplan → Kontoplanfelt er det muligt at omdøbe kontoplanfeltet til egen tekst. På den måde kommer dine egne tekster som kolonneoverskrifter på bogføringsbilaget.

Du kan omdøbe kontoplanfelterne, så de fremgår af medarbejderens ansættelsesforhold på rapporten medarbejderstamkort, og så vil de fremstå som kolonneoverskrifter på rapporterne vedr. bogføringen

• Valgfri1
• Valgfri2
• Valgfri3
• Valgfri4
• Valgfri5
• Valgfri6

Sorteringskode

Her angives hvilke kontoplanfelter du ønsker udskrevet på bogføringsbilaget, og i hvilken rækkefølge de skal vises. Kolonnen ’Kontotekst’ vil altid ligge først i bogføringsbilaget, ligesom debet- og kreditkolonnerne altid vil ligge til sidst i bogføringsbilaget. Disse felter kan du derfor ikke vælge.

For hvert kontoplanfelt – undtagen det sidste – vil der blive lavet en sammentælling på bogføringsbilaget – en subtotal. Der er dog ingen sub-totaler i .csv versionen (Excel)

Når der anvendes bogføringscentral er rækkefølgen af felterne i sorteringskoden bestemt af den enkelte centrals record-format:

Bankdata

• Omkostningssted/reg.nr.
• Kontonr.
• Omkostningssted/reg.nr. kan lægges i et af felterne på medarbejderens ansættelsesforhold, og sorteringskoden opsættes herefter.

Kontrol af bogføring

Her kan du køre rapporten ’Kontrol af bogføring’, som indeholder de rettelser du har foretaget siden lønkørslen. Rapporten anvender den sorteringskode og kontoplan, der ligger på arbejdsgiver. Rapporten kan dannes, både som HTML-rapport og som csv-fil.

Kundeforhold stamoplysninger

Kunder der har Bankdata som bogføringscentral skal udfylde felterne: 

• Bruger ID
• Kunde ID

Arbejdsgiver stamoplysninger

Her angives i feltet ’Kontoplan’, hvilken kontoplan, der ønskes bogført efter. I feltet ’Sorteringskode’ angives, hvilken sorteringskode bogføringsbilaget sorteres efter.

Medarbejder ansættelsesforhold

I feltet ’Afv. kontoplan’ angives en kontoplan, såfremt den aktuelle medarbejder skal bogføres efter en anden kontoplan end den der er angivet på arbejdsgiver stamoplysninger.

Oprettelse af kontoplan

Der skal ved opstart altid oprettes en ny kontoplan, således at bogføringsbilaget kan tilpasses med egne kontonumre og kontotekster. Dette gøres f.eks. ved danne en rapport som csv-fil med kontoplan SD, tilrette filen og derefter indlæse den i lønsystemet igen, eller ved at kopiere standardkontoplanen i skærmbilledet Kontoplan.

Navnet på din kontoplan kan indeholde 2 karakterer og kan bestå af både tal og bogstaver. Beskrivelsen på en kontoplan kan bestå af 30 karakterer.

Sådan opretter du en kontoplan som en kopi af standard kontoplanen:

1. Gå til Opsætning → Kontoplan → Kontoplan
2. Angiv SD
3. Klik på Find
4. Kopier, klik på Kopier
5. Angiv en ny betegnelse for kontoplanen, f.eks. A1 samt et sigende kontoplannavn
6. Angiv Gyldig
7. Klik på OK

Du kan nu oprette din egen kontoplan.

Sådan oprettes en kontoplan via decentral registrering:

1. Gå til Opsætning → Opsætningsrapporter
2. Vælg Kontoplaner I højremenuen 
3. Angiv den kontoplan der skal kopieres fra/tilrettes
4. Klik på OK
5. Åben filen.
6. Gem filen under et andet navn

Derefter tilrettes filen med følgende:

1. Ret betegnelse og navn til det ønskede, f.eks. A1 og Kontoplan.
2. Ret kontonumre så de svarer til din egen finanskontoplan
3. Angiv hvilket kontoplanfelt, der skal anvendes til en evt. gruppekontering (se afsnit 3.2)
4. Tilret indhold af de forskellige felter på kontoplanlinjerne (se afsnit 3.3)
5. Feltet Anvendkode skal rettes til 0 (nul) hvis der i feltet står ’Bilag/Central’. Står der i feltet Excel, skal det erstattes med 3.
6. Indsæt tre kolonner før din kolonne 3 og tilføj følgende oplysninger i de nye felter:
   1. Kundeforholdsnr. – kan ses i højre hjørne af Intega Løn
   2. Blank, kolonne skal blot være der uden værdi
   3. MLE-17-KOPL
7. Slet første linje med kolonne overskrifter
8. Indlæs filen som beskrevet i vejledningen Decentral registrering.

Før den nye kontoplan kan anvendes, skal Arbejdsgiver tilpasses

1. Gå til Arbejdsgiver → Arbejdsgiver stamoplysninger
2. I feltet Kontoplan, angives din betegnelse f.eks. A1
3. I feltet Sorteringskode, angives din betegnelse
4. Klik på Gem

Gruppekontering

Du kan bogføre på forskellige finanskonti på samme lønart, ved at anvende gruppekontering. Gruppen kan f.eks. være Afdeling, hvor forskellige afdelinger skal have bogført f.eks. månedslønnen eller timelønnen på forskellige finanskonti. Gruppekontering anvender et kontoplanfelt som en nøgle til den valgte kontering på den enkelte lønart.

Inden for samme Gruppe og lønart skal samme løbenummer anvendes.

Er der f.eks. opsat forskellige konti for to gruppeværdier på en lønart, vil Intega Løn kunne kontere lønarten på to forskellige linjer.

Følgende felter kan anvendes til gruppekontering:

• Afdeling
• Udbetalingssted
• Stillingskategori
• Løngruppe
• Valgfri 1 til Valgfri 6

I feltet ’Gruppe’ på kontoplanlinien er det muligt at udvælge et interval, der skal gruppekonteres.

Sådan tilrettes kontonumrene

1. Gå til Opsætning → Kontoplan → Kontoplan
2. Angiv kontoplan
3. Vælg Kontoplanlinie i højremenuen
4. Dobbeltklik på den lønart, du ønsker at ændre kontonummeret på
5. Klik på Gem

Tilpasning af kontonummer kan også gøres med decentral registrering.

Følgende felter kan tilpasses i kontoplanlinien:

• Gruppe/afdeling - her angives den værdi for en gruppe, som ønskes opsat til kontering eller der kan benyttes wildcard ”*” , såfremt flere værdier skal være omfattet af kontoplanlinien.
• Lønart - her angives den lønart, som ønskes opsat til kontering eller der kan benyttes wildcard ”*”, såfremt flere lønarter skal være omfattet af kontoplanlinien.
• Lbnr - løbenummer. Starter med 1. Såfremt du ønsker at bogføre samme lønart flere gange, skal hver kontoplanlinie have et nyt løbenummer. Hvis der anvendes gruppekontering, skal benyttes samme løbenummer for alle kontoplanlinier, der er omfattet af gruppekonteringen.
• D/K – skal lønarten debiteres eller krediteres, angives et D = Debet eller K = Kredit
• Kontonr. – finanskontonummeret kan max være 20 karakterer.
• Tekst – tekst, som skal vises på bogføringsbilaget, værdien kan være blank, så anvendes teksten fra Lønartstekst.
• Afd.kode – skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ANS, eller du kan indsætte en konstant på max 6 karakterer eller værdien Blank.
• Udb.kode – skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ANS, eller du kan indsætte en konstant på max 6 karakterer eller værdien Blank.
• Inputv.kode – værdien i kontoplanen kan være Blank, den kan hentes fra lønarterne 1106,1107,1250,1251 så angives LØNOPL, eller der kan indsættes en konstant på max 10 karakterer
• Valgfri1 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ANS, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien Blank.
• Valgfri2 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ANS, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien Blank.
• Valgfri3 – kan omdøbes i Kontoplanfelt Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ANS, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien Blank.
• Valgfri4 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ANS, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien Blank.
• Valgfri5 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ANS, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien Blank.
• Valgfri6 – kan omdøbes i Kontoplanfelt. Skal værdien hentes fra ansættelsesforholdet, angiver du ANS, eller du kan indsætte en konstant på max 10 karakterer eller værdien Blank.
• Medarbejdernummer – Såfremt medarbejdernummeret skal med i bogføringen og vises ud for den pågældende lønart, vælges Ja.
• Afregnes via – Markering af om lønart afregnes og bogføres via bogføringscentral eller afregning sker med OS og kontering opsættes på kontoplanlinjen. OBS: Vær særligt opmærksom på, at bogføring kan fejle, hvis det ikke angives korrekt om det er via BC eller ej.
• Modulus – Her kan vælges Bankdata, hvis bogføringscentralen skal tilføje ciffer iht. modulus kontrol til kontonummeret.
• Anvend kode – Her vælges om kontoplanlinjen skal vises i alle filer og rapporter vedr. bogføringen.

⚠️ OBS: Det er kun er de kontoplanfelter, der er med i Sorteringskoden, der bliver vist og bogført på bogføringsbilaget. Det enkelte felt vil kun blive vist, hvis det er sat op på både Sorteringskode og Kontoplanlinie.

Anvendkode:

Anvendkoden angiver, hvordan lønarten skal vises i output. De enkelte poster vil altid indgå i rapporten ’Bogføring med spec’.

Du kan bruge følgende anvendkoder:

• Bilag / central: Danner datasæt til bogføringscentral, html-fil samt Excel-fil
• Bilag: Danner html-fil og Excel-fil
• Central: Danner datasæt til bogføringscentral og Excel-fil
• Excel: Kun Excel-fil – intet bilag og intet datasæt

Samme lønart kan bogføres flere gange

En lønart kan bogføres flere gange ved at tildele den forskellige løbenumre.

1. Gå til Opsætning → Kontoplan → Kontoplan
2. Angiv kontoplankode
3. Klik på Find
4. Vælg Kontoplanlinie I højremenuen
5. Dobbeltklik på lønarten og klik på Kopier
6. Tilret feltet ’Lbnr’ med værdien 2
7. Angiv ny finanskonto etc.
8. Klik på Gem

For bogføring af samme lønart flere gange gentages punkt 4-7 med det antal gange, du ønsker lønarten bogført, hvor du i punkt 5 giver et nyt løbenummer for hver linje.

Ved bogføring af samme lønart flere gange er det vigtigt, at den både debiteres og krediteres, da det ellers vil give en difference på bogføringsbilaget.

Opsætning i intervaller

Det er muligt at anvende ”*” i felterne Gruppe og Lønart som erstatning for en hvilken som helst værdi i feltet der indsættes. Værdien skal altid angives fra højre, f.eks. 91**. Det muliggør, at en kompleks opsætning kan forenkles på eksempelvis intervallerne af grupper og lønarter.

F.eks. hvis en kontoplan er opsat med gruppekontering på Afdeling. En kontoplanlinje, der opsættes med 10** i feltet ’Gruppe’ og 13** i feltet Lønart vil være et udtryk for, at afdelinger i intervallet 1000 til 1099 og lønarterne i intervallet 1300 til 1399 vil blive bogført iht. resten af gruppen. Er der enkelte lønarter eller grupper i intervallet der ikke ønskes bogført på samme måde, kan disse lønarter oprettes i kontoplanen og vil blive bogført forskelligt i forhold til lønarterne i intervallet.

⚠️ OBS: Anvendes * skal antallet af * og karakterer samlet stemme overens. Afdeling 311 findes ikke ved opsætningen 3*, her skal skrives 3**.

Negativ løn for perioden

En medarbejder kan i en lønperiode få en negativ løn. Den negativ løn bliver automatisk bogført på lønart 9991 - nettoløn. Ønsker du bogføringen separat kan du oprette lønart 9994 i kontoplanen.

Bogføring af skyldige poster i et beløb

Ønsker du at bestemte lønarter, som f.eks. skyldige beløb, bogføres samlet - og ikke under forskellige enheder - skal der enten være blank eller indsat en konstant i det/de felter, omkostningerne fordeles efter. Ved blank i nedennævnte felter vil hver lønart blive bogført som et samlet beløb og vises øverst på bogføringsbilaget.

• Afd.kode
• Udbet.kode
• Input.kode
• Valgfri1
• Valgfri2
• Valgfri3
• Valgfri4
• Valgfri5
• Valgfri6

Bogføring af skyldige feriepenge for funktionærer

Bogføringen giver mulighed for at bogføre de løbende opsparede feriepenge på funktionærer, samt feriepenge der udbetales kontant eller afregnes til 3. part.

Det gøres ved at opsætte kontonummer på følgende lønarter:

Husk! at når du bogfør hensættelse af feriepenge eller ferietillæg, er det vigtigt at du får modposteret hensættelsen i forbindelse med udbetaling, fratrædelse eller afholdelse af ferie/ferietillæg.

Hensættelse af optjente feriepenge - Ferie med løn

Ønsker du at hensætte optjente feriepenge skal følgende lønart oprettes i din kontoplan.

Lønarten oprettes i debet og kredit, det vil sige at du skal oprette to linjer. Én linje med lb.nr. 1, og én linje med lb.nr. 2

• Lønart 4703 - Feriepenge optjent

Afholdelse af ferie i dage - Ferie med løn

Afholdes ferie med løn i dage, skal følgende lønart bogføres, for at nedskrive hensættelsen af de optjente feriepenge (lønart 4703). 

Lønarten oprettes i debet på balancen og i kredit på resultatopgørelsen, det vil sige at du skal oprette to linjer. Én linje med lb.nr. 1, og én linje med lb.nr. 2 

• Lønart 4911 - Ferieforbrug dage/Feriepenge

Afholdelse af ferie i timer - Ferie med løn

Afholdes ferie med løn i timer, skal følgende lønart bogføres, for at nedskrive hensættelsen af de optjente feriepenge (lønart 4703).

Lønarten oprettes i debet på balancen og i kredit på resultatopgørelsen, det vil sige at du skal oprette to linjer. Én linje med lb.nr. 1, og én linje med lb.nr. 2

• Lønart 4914 - Ferieforbrug timer/Feriepenge

Ønskes forskellige lønarter bogført på en samlet linje, skal tekst, kontonummer og resten af opsætningen på kontoplanlinjerne være ens for alle lønarter.

Difference i bogføring

Såfremt der benyttes en eller flere lønarter, der ikke er oprettet i kontoplanen, vil bogføringsbilaget udvise en difference. De lønarter som ikke er med i kontoplanen, skal oprettes på en konteringslinje i den aktuelle kontoplan.

Såfremt en lønkørsel har været godkendt med differencen og du foretager en rettelse af kontoplanen, kan du køre et nyt bogføringsbilag under menupunkterne Opsætning, Kontoplan, Kontoplan og Kontrol af bogføring. Ønsker du et nyt bogføringsbilag er det muligt at bestille en omkørsel af bogføringen hos Intega Løn hotline, hvor der bliver dannet et nyt bogføringsbilag til den nye kontoplan.

Er der difference på et bogføringsbilag kan du evt. danne ’Bogføringsbilag med spec’ og se hvilke medarbejdere der ikke stemmer. Find medarbejdernes lønseddel og kontrollere om de anvendte beløb og lønarter er med i kontoplanen:

1. Hent bogføringsbilag med spec. fra din lønkørsel
2. Sorter filen evt. Arbejdsgiver og dernæst medarbejder
3. Klik på fanen Data
   1. Vælg subtotaler
   2. I feltet Ved hver ændring, vælg Medarbejder
   3. I feltet Anvend funktionen, vælg Sum,
   4. I feltet Subtotaler, vælg debet og kredit
   5. Klik OK
4. Klik på 2-tallet i venstre side af Excel arket, for at se en subtotal pr. medarbejder
5. Lave en formel på kolonne 2 minus kolonne 1
6. Find herefter differencen
7. Klik på + ud for den medarbejder, hvor der er en difference
8. Hent lønsedlen for pågældende medarbejder i Intega Løn
9. Tjek lønarter på lønsedlen om de også er med i bogføringsbilag med spec.
10. Tilføj evt. manglende lønarter i kontoplanen
11. Kør omkørsel af bogføring
    1. Gå til Opsætning → Opsætningsrapporter i Intega Løn
    2. Vælg Omkørsel af bogføring i Højremenuen
    3. Angiv kørselsordre
    4. Klik på OK
12. Når bogføringen er kørt om, kør Rapporten Bogføringsbilag og se om dit bogføringsbilag nu stemmer, ellers start fra punkt 2.