Overførsel, udbetaling og nulstilling af restferie

Beskrivelse af lønsystemets håndtering af overført ferie

Når ferieafholdelsesåret slutter den 31. december, slutter også afholdelsesperioden for ferie optjent i ferieåret 2025. Efter den nye Ferielov skal restferie op til 5 dage udbetales. Det kan i stedet aftales med medarbejderen, at ferien overføres til afholdelse i næste kalenderår.

Ferie som ikke er afholdt ved udgangen af en tilhørende afholdelsesperiode betragtes i Intega Løn som overført ferie.

I lønsystemet vil ferien automatisk blive til overført ferie og indgår stadig i puljen af ferie til afholdelse. Der er derfor ingen grænse for hvor meget ferie, der kan overføres. Ferie fra forrige og tidligere år betragtes også som overført.

Da samtidighedsferie bliver afholdt efter FIFO (first in first out) princippet, vil overført ferie blive afholdt før ferie fra indeværende ferieår.

Afholdelse af ferie fra sidste år / tidligere år

Ældst ferie afholdes først og Intega Løn behandler ferie iht. den Fraværsrækkefølge, der er sat op i lønsystemet.

Udbetaling af restferie i timer, ny ferielov

• Variabel lønart 4761 - Udbetaling ferietimer, primo (se forklaring i eksempel)
• Variabel lønart 4763 - Udbetaling ferietimer, ultimo (se forklaring i eksempel)

Satsen til udbetaling af 5. Ferieuge er timeløn på udbetalingstidspunktet:

• Månedsløn (lønart 1000) + evt. faste tillæg jf. opsætning i resultattabel MDLØN - se vejledning.

Lønarterne udbetaler sidste ferieårs feriepenge. Dvs. udbetales ferie i en lønkørsel der ligger i ferieåret 2025, kan der udbetales af feriepenge fra ferieåret 2024. Der kan ikke udbetales flere timer end der er tilgode.

Bogføring af udbetalte ferietimer bogføres i debet med lønart 44761 i kontoplan.

Lønart 4761 og 4763 kan ikke anvendes med et negativt antal ferietimer. Hvis der er udbetalt for mange ferietimer skal det tilbageføres med korrektionslønarter.

👩‍🏫 Eksempel: Anvendelse af lønart 4761

Udbetaling af feriedage/-timer primo lønkørslen (behandles før afholdelse af ferie)
Scenarie: Medarbejder har en restsaldo på 3 feriedage, som skal udbetales. Der registreres en uges ferie i januar, som skal anvende feriedage optjent i ferieåret 2025.

👩‍🏫 Eksempel: Anvendelse af lønart 4763

Udbetaling af feriedage/-timer ultimo lønkørslen (behandles efter afholdelse af ferie).
Scenarie: Medarbejder og arbejdsgiver aftaler i september måned at restferie skal udbetales, selvom ferieafholdelsesåret ikke er afsluttet.

Udbetaling af restferie ved feriehindring, ny ferielov

• Variabel lønart 40110 - Udbetaling af feriedage v. feriehindring, antal dage
• Variabel lønart 40111 - Udbetaling af ferietimer v. feriehindring, antal timer

Satsen der udbetales pr. dag beregnes ud fra:
Restferiepenge/rest feriedage el. timer fra Ferieregnskab.

Lønarterne udbetaler altid ældst ferie først.

Lønarterne skal oprettes i debet i kontoplanen på hhv. 40112 og 40113.

Udbetaling af restferie fra Feriekort, ny ferielov

Til at håndtere udbetaling af 5. ferieuge og evt. beløb under bagatelgrænsen fra Feriepengeinfo ved ferieårets afslutning. Lønarten kan kun bruges til medarbejdere med Feriekort (ikke FerieKonto).

• Variabel lønart 4799 - Udbetal Feriekort under grænse

Arbejdsgiver skal informere FeriepengeInfo om eventuel overførsel eller udbetaling af restferie.

Udbetaling af restferie fra gammel ferielov

• Variabel lønart 4070 - Feriedage (Bruttoferiepenge/rest feriedage fra ferieregnskab)
  • Resultattabel ‘OVERFE’ skal oprettes med 1 for respektive løngrupper
• Variabel lønart 4065 - Ferietimer (Bruttoferiepenge/rest feriedage fra ferieregnskab)
• Variabel lønart 880 - Udbetaling af feriedage (omregner dage til timer ud fra normtid)
• Variabel lønart 881 - Udbetaling af ferietimer (time sats)

Udbetaling af nettoferiepenge fra Feriekort, gammel ferielov

• Udbetaling af nettoferiepenge kan ske på en lønart til udbetaling af beløb efter skat, f.eks. lønart 9100, 9101, 9102, 9103 el. 9104 med beløb
• Korrektion af nettoferiepenge fra gammel ferielov kan korrigeres væk med lønart 610 - Korrektion feriedage og NETTOferiepenge Feriekort

Korrektion af restferie

• Variabel lønart 40115 - Korrektion feriedage
• Variabel lønart 40118 - Korrektion ferietimer

Begge lønarter behandles primo lønkørslen, dvs inden afholdelse, fratrædelse mm. De kan bruges til medarbejdere der har ferie med løn og medarbejdere med Feriekort. Lønart 40115 og 40118 må ikke bruges i en 13. lønkørsel. 

Såfremt der korrigeres med mere end der er til rest, så nedskrives kun hvad der er til rest, og der vises en advis på rapporten Anmærkningsliste. Ved korrektion af feriedage el. ferietimer med lønart 40115 el. 40118 reguleres antal restferiedage/timer og antal afholdte feriedage/timer i rapporten Ny Ferielov Ferieregnskab. 

Når antal restdage/timer korrigeres vil restferiepenge automatisk blive genberegnet med et nyt gennemsnit i rapporten Ferieregnskab.

Lønarterne har følgende input:

• Dage/timer +/-
• Ferieår

💡 TIP: Ved brug af lønart 40115/40118 til nulstilling af ferie ifm. årsskiftet anbefales det at bruge en sigende tekst på lønarten f.eks.’Nulstillet ferie til Arbm.Feriefond’, og når alle medarbejdere er oprettet så køres rapporten ‘Reg.lønoplysninger’ inden lønkørsel. Husk at skrive lønart 40115 el. 40118 i søgefeltet og gem rapporten som dokumentation for nulstillede feriedage.

Korrektion af optjent ferie fra ny ferielov

• Variabel lønart 40105 - Korrektion optjente feriedage og bruttoferiepenge
• Variabel lønart 40108 - Korrektion optjente ferietimer og bruttoferiepenge

Begge lønarter behandles primo lønkørslen, dvs inden afholdelse, fratrædelse mm. De kan bruges til medarbejdere der har ferie med løn og medarbejdere med Feriekort. Lønart 40105 og 40108 må ikke bruges i en 13. lønkørsel. 

Såfremt der korrigeres med mere end der er til rest, så nedskrives kun hvad der er til rest, og der vises en advis på rapporten Anmærkningsliste. Ved korrektion af feriedage el. ferietimer på lønart 40105 el. 40108 reguleres både antal optjente feriedage/timer og antal restferiedage/timer i rapporten Ny Ferielov Ferieregnskab. 

Lønarterne har følgende input:

• Dage/timer +/-
• Bruttoferiepenge +/-
• Ferieår

Nulstil og opret ny saldo

Medarbejdere der har ferie med løn

• Lønart 40100 - Feriedage, tidligere ferieår (angiv ferieår)
• Lønart 40300 - Feriedage, indeværende ferieår
• Lønart 40200 - Ferietimer, tidligere ferieår (angiv ferieår)
• Lønart 40400 - Ferietimer, indeværende ferieår

Lønarterne nulstiller tidligere saldo og der skal angives ny saldo for optjente feriedage/timer, afholdte feriedage/timer og resterende feriedage/timer. Lønarterne må ikke bruges i en 13. lønkørsel.

⚠️ OBS: Hvis ovenstående lønarter anvendes, må der ikke efterreguleres ferie på medarbejderen i lønkørsler før + incl. den kørsel hvor lønarten anvendes.

Kombination af lønarter

Lønarter der korrigerer dage fra samme ferieår kan ikke anvendes i samme lønkørsel på samme medarbejder.

👩‍🏫 Eksempel:
Lønart 40100 oprettes med ny saldo samtidig med at der korrigeres feriedage på lønart 40105. I dette tilfælde vil dagene fra lønart 40105 ikke blive anvendt.

Scenarie 1: Funktionær - feriedage overføres

Medarbejder har 10 feriedage tilbage og afholder 5 dage i december og skal have 5 dage overført.

Sådan gør du

De 5 rest feriedage overføres automatisk, men der skal indgås en aftale om overførsel af 5 dage

Scenarie 2: Funktionær - feriedage/-timer udbetales

Medarbejder har 10 feriedage tilbage, afholder 5 dage i december og skal have 5 dage udbetalt i januar.

Sådan gør du

5 dage registreres som afholdt.

5 restferiedage udbetales i januar måned.

Lønart 4762 v. ferie i dage udbetales 5 dage.
Lønart 4763 v. ferie i timer udbetales 37 timer.

Scenarie 3: Funktionær deltid - udbetales

Medarbejder arbejder 3 dage om ugen, og optjener 15 feriedage pr. år jf. opsætning på lønart 9980.

Medarbejder har 3 feriedage tilbage, men skal have 5 dage udbetalt.

Sådan gør du

Lønart 40105 - korrektion af +2 dage.
Lønart 4760 - udbetaling af 5 dage.

⚠️ OBS: Omregnes medarbejders feriedage på lønart 9980 'Omregning feriedage v. deltid', og skal der udbetales 5. Ferieuge, er det ved udbetaling nødvendigt at opskrive dagene til korrekte enheder for en fuldtidsansat inden udbetalingen.

Scenarie 4: Funktionær - feriedage/-timer nulstilles

Medarbejder har 10 feriedage tilbage, som ikke er afholdt inden 31/12.
Medarbejderen skal have 5 dage udbetalt og mister 5 dage, som skal indbetales til Arbejdsmarkedets Feriefond.

Sådan gør du

De 5 restferiedage/-timer nulstilles i januar måned.

Lønart 40115 v. Feriedage, korrektion af -5 dage og ferieår
Lønart 40118 v. Ferietimer, korrektion af -37 timer og ferieår

De 5 restferiedage/timer udbetales i januar måned.

Lønart 4760 v. ferie i dage udbetales 5 dage.
Lønart 4761 v. ferie i timer udbetales 37 timer.

Korrektion af ferie ved fratrædelse

• Variabel lønart 40120 - Korrektion fratr. Feriedage/feriepenge indv. år
• Variabel lønart 40130 - Korrektion fratr. Feriedage/feriepenge sidste år

Lønarterne nulstiller feriesaldo og afregner det antal dage og beløb, der angives på lønarterne. Begge lønarter afregner feriepenge til Feriekonto/Feriekort.

Lønarterne skal oprettes i debet i kontoplanen.