Lønkørsel i Intega Løn Finans

Opdateret

Få trin-for-trin instruktioner for at tjekke og efterregulere lønoplysninger, køre fremtidige lønsedler, se registrerede løn- og fraværsoplysninger, fravær mv.

Inden du starter din lønkørsel, er det en god idé at tjekke de lønoplysninger, der er indtastet til lønkørslen samt se, om der er noget, som skal efterreguleres.

Fremtidig lønseddel

Har du enkelte medarbejdere, hvor resultatet af lønkørslen ønskes kontrolleret inden lønkørslen sættes i gang, kan der køres en fremtidig lønseddel.

Dette gøres på følgende måde:

  1. Gå til Medarbejder → Ansættelsesforhold
  2. Angiv evt. arbejdsgiver og medarbejder
  3. Klik på Find
  4. Vælg Fremtidig lønseddel i højremenuen
  5. Angiv kørselsordre
  6. Klik på OK

Registrerede lønoplysninger

Du kan danne en rapport for at se de registrerede lønoplysninger. Rapporten indeholder de faste og variable lønoplysninger, som er aktuelle på hver medarbejder, samt hvad der er aktuelt i personlige satser.

Rapporten dannes ved at gå i menuen:

  1. Gå til Rapporter → Rapporter
  2. Vælg Reg. lønoplysninger i højremenuen
  3. Angiv evt. medarbejder interval, lønarts interval eller datoen for gyldig pr.
  4. Klik på OK

Registrerede fraværsoplysninger

Du kan danne en rapport for at se de registrerede fraværsoplysninger. Rapporten indeholder fraværsoplysninger, som er aktuelle på hver medarbejder, men kan også bestilles for fravær der har været med i en tidligere lønkørsel.

Rapporten dannes ved at gå i menuen

  1. Gå til Rapporter → Rapporter
  2. Vælg Reg. Fraværsoplysninger i højremenuen
  3. Angiv evt. medarbejder interval, fraværskode interval eller inkludér anvendt fravær.
  4. Klik på OK

Kvittering på indlæste eSkattekort

Du kan danne en rapport for at se om cpr.nr. er validt på de oprettede medarbejdere du har foretaget til denne lønkørsel:

  1. Gå til Rapporter → Rapporter
  2. Vælg Kvitt. på indlæste eSkattekort i højremenuen
  3. Angiv i periode et dato interval.
  4. Klik på OK

Er cpr.nr. ikke validt vil der på rapporten stå en fejl meddelelse. Ret cpr.nr. og foretag en genrekvirering af skattekortet.

  1. Gå til Medarbejder → Medarbejder stamopl.
  2. Angiv evt. arbejdsgiver og medarbejder.
  3. Klik på Find
  4. Vælg Genrekvirer eSkattekort i højremenuen
  5. Angiv Type, hovedkort eller bikort samt en startdato
  6. Klik på OK

Efterregulering

Det er muligt at få efterreguleret løn og fravær i lønsystemet, såfremt der er ændret på oplysninger tilbage i tiden. Du kan også se i vejledningen ”Efterregulering”.

⚠️ OBS: Efterregulering kan kun foretages såfremt der har været godkendt en lønkørsel i Intega Løn.

Efterregulering startes ved at vælge menupunktet:

  1. Gå til Lønadministration → Efterregulering → Start efterregulering
  2. Klik på OK

Herefter starter et job. Når jobbet er kørt, vil rapporten, som hedder ’Efterreguleringsspec.’ kunne ses i skærmbilledet Rapporter → Vis job.

Denne rapport skal åbnes og kontrolleres for indhold. Det er meget vigtigt, at denne rapport gennemgås nøje, da det ikke er muligt at fortryde, hvis efterreguleringen er godkendt.

Når efterreguleringsspecifikationen er gennemgået:

  1. Gå til Lønadministration → Efterregulering → Godkend/slet/annuller
  2. Vælg enten annuller eller godkend efterreguleringen.

Godkendes efterreguleringen vil reguleringen komme med i næst kommende lønkørsel.

Sletning af efterregulering

Såfremt efterreguleringsspecifikationen ikke er i orden, kan den slettes. Ved en sletning fjerner du alle linjerne på efterreguleringsspecifikationen, men du sletter ikke permanent. Det betyder, at såfremt der bliver sat en dato på en af medarbejderne igen, vil de efterreguleringer - som tidligere blev slettet - komme med igen.

Dispositionsdato

Det er muligt at ændre i dispositionsdatoen i kørselsselektionen, hvis den fraviger disp.dato fra stillingskategorien.

  1. Gå til Lønadministration → Kørselsselektion
  2. Angiv den ønskede kørselsordre
  3. Klik på Find
  4. Find den kørselsselektion, det vedrører
  5. I feltet ’Disp.dato’ angives dispositionsdato på lønsedlen

HUSK at ændre for alle aflønningsformer (selektionsnummer).

Posteringsdato

Det er obligatorisk at der skal være en posteringsdato på kørselsselektionen. Der skal oprettes posteringsdato for både bagudløn, forudløn og timeløn. Posteringsdato skal være en bankdag. Der er validering på feltet, hvis man skriver en dato som ikke er en bankdag.

  1. Gå til Lønadministration → Kørselsselektion
  2. Angiv den ønskede kørselsordre
  3. Klik på Find
  4. Find den kørselsselektion, det vedrører
  5. I feltet ’Posteringsdato’ angives bogføringsdato for hver kørselsselektion

Kør lønkørsel

En lønkørsel startes ved at vælge menuen

  1. Gå til Lønadministration → Lønkørsel
  2. Vælg enten Start lønkørsel (med rapporter) eller Start lønkørsel (kun lønsedler) eller Natlig lønkørsel eller Natlig lønkørsel med annullering i højremenuen
  3. Angiv kørselsordre
  4. Klik på OK

Det er nu muligt at gennemgå lønsedler og rapporter, inden lønkørslen godkendes. Vælger du at afvikle lønkørslen uden rapporter, er det stadig muligt at se resultatet af udvalgte rapporter via menupunktet Rapporter → Rapporter på den aktuelle lønkørsel, hvis du får behov for det.

Natlig lønkørsel

Når du bestiller ’Natlig lønkørsel’ vil lønkørslen køre igennem om natten og ligge klar til godkendelse når du møder ind næste morgen.

Natlig lønkørsel med annullering

Når du bestiller ’Natlig lønkørsel med annullering’ vil lønkørslen køre igennem om natten og annulleres med det samme. Rapporterne vil dog blive gemt, og dem kan du se under menupunktet Rapporter → Vis job. Anvender I Intega HR vil denne kørsel ikke spærre for registreringer i Intega HR, mens I afventer at lønkørslen annulleres eller godkendes.

Mens natlig lønkørsel afventer

Du kan godt:

  • Registrere ekstra løn og fravær, som medtages i lønkørslen, når den køres om natten.
  • Bestille fremtidige lønsedler

Du kan ikke:

  • Køre efterregulering

Fortryd bestilling af natlig lønkørsel

Har du bestilt en natlig lønkørsel med eller uden annullering, kan du fortryde bestillingen.

Ved bestillingen oprettes et jobnummer med status ’Bestilt’

Fortryd bestilling,  gøres under menupunktet Rapporter → Vis job. Når du har fortrudt bestillingen, vil jobbet ændre status til ’Annulleret’.

Afvis enkelte medarbejdere

Såfremt det registrerede løn på den enkelte medarbejdere, ikke er korrekt, er det muligt at tilbageføre løn på udvalgte medarbejdere. 

  1. Gå til Lønadministration → Tilbagefør/godkend
  2. Klik på Vis alle
  3. Marker medarbejderen, som skal afvises
  4. Klik på Skift status medarbejder
  5. Gentag punkt 3 og 4, hvis flere medarbejdere skal afvises
  6. Klik på OK
  7. Klik på OK til den dialogboks, som popper op.

Når en medarbejder er afvist, er det muligt at

  • Rette data i skærmbilledet Medarbejder og Medarbejder stamopl.
  • Rette data i skærmbilledet Medarbejder og Ansættelsesforhold, herunder fratræde en medarbejder
  • Oprette eller slette variable lønarter
  • Oprette eller stoppe faste lønarter
  • Oprette eller slette fravær

Efter du har rettet medarbejderens løn, starter du en omkørsel

  1. Gå til Lønadministration → Lønkørsel
  2. Vælg start omkørsel i højremenuen
  3. Klik på OK

⚠️ OBS: Det er ikke muligt at køre efterregulering, fremtidig lønseddel eller rette i resultattabeller, når en medarbejder eller arbejdsgiver er afvist.

En omkørsel indeholder kun lønsedler. Ønsker du at kontrollere en rapport, kan du danne rapporten under menupunktet Rapporter.

  1. Gå til Rapporter → Rapporter
  2. Vælg den ønskede rapport i højremenuen
  3. Angive kørselsnummer
  4. Klik på OK

⚠️ OBS: Afregningslisten kan ikke trækkes ad hoc med rettede data, men dannes, når lønkørslen godkendes.

Tilbageførsel af hele lønkørslen

  1. Gå til Lønadministration → Tilbagefør/godkend
  2. Klik på Vis alle
  3. Klik på Afvis alle
  4. Klik på OK
  5. Klik på OK til den dialogboks, som popper op.

Kontrol af lønkørsel før godkendelse

Du kan sammenligne indeværende periodes lønkørsel med sidste periodes lønkørsel på både Bruttoløn og Nettoløn: 

  1. Gå til Lønadministration → Overførsel → Afvigelsesliste løn
  2. Angiv kørselsordre
  3. Angiv evt. en bestemt Arbejdsgiver
  4. I feltet ’Datafil output’ kan vælge Ja, for at se rapporten i Excel
  5. Klik på OK

Godkend lønkørsel

Såfremt lønsedlerne kan godkendes:

  1. Gå til Lønadministration → Tilbagefør/godkend
  2. Klik på Vis alle
  3. Klik på Godkend alle
  4. Klik på OK
  5. Klik på OK til den dialogboks som popper op.

Godkend afregning

Når en lønkørsel er godkendt, skal overførsel af løn godkendes. Dette gøres ved at godkende afregning.

  1. Gå til Lønadministration → Overførsel → Godkend afregning
  2. Marker den kørsel, som skal godkendes
  3. Klik på Godkend

Er det valgt, at der skal være 2 godkendere til lønkørslen, skal 2. godkender igennem samme procedure.

⚠️ OBS: Der skal, i ’Godkend afregning’ være tidsstemplet i alle 3 kolonner – Hvis lønnen skal være til disposition den efterfølgende bankdag, skal afregningen være stemplet:

  • inden kl. 13:00, ved anvendelse af Reg./Kontonr. via Overførselsservice
  • inden kl. 10.00 ved anvendelse af NemKonto

 

Hvis I overfører løn via BEC eller Bankdata skal lønkørsel og afregning være godkendt inden kl. 11 en hverdag før disp.dato.

Hvis I overfører løn via SDC skal lønkørsel og afregning være godkendt inden kl. 14 to hverdage før disp.dato.

 

⚠️ OBS: hvis lønnen godkendes (’Godkend afregning’) mere end 5 dage før dispositionsdato til NemKonto, bliver udtræks kolonnen ikke udfyldt, og det er OK

Lønsedler sendes til mit.dk dagen før dispositionsdatoen. Uanset hvornår lønnen er godkendt. Godkendes lønnen dagen før dispositionsdatoen, er lønsedlerne først i mit.dk på selve dispositionsdatoen.

TeleService Internet (Nets)

Når afregningen er godkendt, kan du logge på TSI hos Mastercard (tidl. Nets) og se at overførslen er modtaget samt at medarbejderens bankoplysninger er korrekte.

Log på via dette link med jeres virksomheds NemID: https://ft.pbs.dk

eIndkomst kvitteringsliste

Intega Løn indberetter automatisk til eIndkomst hver aften kl. 22.30 efter lønkørsel.

Efter klokken 23.50 kommer en kvitteringsliste retur fra SKAT, som kan ses under ’Rapporter’/’Vis job’.

⚠️ OBS: Såfremt der er afviste indberetninger på rapporten, skal de afviste indberetninger foretages hos eIndkomst (www.Skat.dk).